IPEX E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Warum überhaupt E-Mail-Archivierung?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie sich mit dem Thema E-Mail-Archivierung befassen sollten:

Seit Januar 2002 müssen laut den gesetzlichen Vorschriften der GDPdU (Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) E-Mails bis zu 10 Jahre lang archiviert werden:

E-Mails, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind.

E-Mails, die dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen. Dies ist dann der Fall, wenn sie eine Vorbereitung, eine Durchführung, einen Abschluss oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betreffen.

IPEX E-Mail-Archivierung

Die IPEX E-Mail-Archivierung archiviert alle E-Mails, die Sie von außerhalb empfangen oder nach extern versenden. Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken darüber machen, auf welche E-Mails die Kriterien der Archivierung zutreffen oder nicht. Es besteht keine Gefahr, dass geschäftlich relevante E-Mails nicht im Archiv erscheinen.

Über die reinen gesetzlichen Vorschriften hinaus gibt es aber noch andere gute Gründe, warum E-Mail-Archivierung direkt für Sie nützlich sein kann.

• Über ein Webinterface können die eigenen archivierten E-Mails von Ihren Mitarbeitern recherchiert werden. Diese Volltextsuche ist um viele Größenordnungen schneller als die eingebauten Suchfunktionen etablierter E-Mail-Clients und Server.
• Dem Mitarbeiter steht ein Archiv mit Informationen vieler Jahre zur Verfügung.
• Durch die zentrale Archivierung sind Sie in der Lage wertvollen Speicherplatz in Ihrem produktiven Mailserver zu sparen.
• Es besteht keine Gefahr mehr, dass ein Mitarbeiter versehentlich wichtige E-Mails löscht, die dann erst wieder aufwendig von einem Backup zurückgespielt werden müssen.

Technik

Die IPEX E-Mail-Archivierung wird als fertige Laufzeitumgebung mit einem Installationsimage auf CD geliefert. Sie können dies entweder dediziert auf einem eigenen Rechner installierten, oder aber auch in einer virtualisierten Umgebung betreiben. Letzteres hat natürlich den Vorteil, dass Sie vorhandene Hardware effektiv weiterverwenden können. Folgende Features zeichnet das Mail-Archiv aus:

• Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in einer manipulationssicheren Datenbank.
• Erstellung eines Volltextindexes zur schnellen Suche im E-Mail-Archiv.
• Sehr effektive Komprimierungsverfahren um Speicherplatz zu sparen.
• Webinterface zur komfortablen Recherche der archivierten E-Mails. E-Mails können hier gesucht, eingesehen und weitergeleitet werden.
• Die E-Mails in vorhandenen Systemen können über eine POP3 und IMAPSchnittstelle in das Archiv eingelesen werden.
• Optional: Ausschluss von Spam-E-Mails aus der Archivierung.
• Optional: Ausschluss von virenverseuchten E-Mails aus der Archivierung.

Zugriffsrechte

Welche E-Mails im Archiv eingesehen werden dürfen, lässt sich über ein umfangreiches Berechtigungssystem regeln.

• Es existiert ein Admin-Zugang, der Zugriff auf alle E-Mails besitzt.
• Sie können beliebig viele Benutzergruppen anlegen und für jede Benutzergruppe individuell festlegen, auf welche E-Mail-Adressen die Mitglieder dieser Gruppe Zugriff erhalten sollen.
• Jeder angelegte Benutzer kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden.
• Darüber hinaus können jedem Benutzer unabhängig von seiner Gruppenzugehörigkeit individuell Rechte an einzelnen E-Mail-Adressen eingeräumt werden.

Für die Authentifizierung der Benutzer an der Weboberfläche des E-Mail-Archivs stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Vergabe eines eigenen Passwortes innerhalb der Administration des E-Mail-Archivs.
• Authentifizierung über einen vorhandenen POP3 oder IMAP-Server im Unternehmensnetzwerk.
• Anmeldung an einer vorhandenen Windows-Domaine.

Benutzer und Gruppeninformationen können über Dateien im CSV-Format importiert und exportiert werden.

Auswertungen

Dem Netzwerkadministrator stehen folgende Statistiken zur Verfügung:

• Aktuelle Speichernutzung des Archivs mit automatischer Warnung, sofern eingestelltes Limit überschritten wird.
• Anzahl der E-Mails und zeitliche Entwicklung.
• Durchschnittliche E-Mail-Größe.
• Komprimierungsfaktor.
• Top Versender / Empfänger nach Anzahl E-Mails und Datenvolumen.
• Zeitliche Entwicklung des Datenvolumens.

Lizenzierung

IPEX E-Mail-Archivierung enthält bereits in der Basisversion 5 Benutzerlizenzen. Weitere Benutzer können individuell mit Einzellizenzen hinzugefügt werden.

Worauf sollten Sie achten?

Wenn Sie das Thema E-Mail-Archivierung angehen wollen, sollten Sie unabhängig vom Lösungsanbieter auf folgende Punkte achten:

• Als kleine Firma ist für Sie wichtig, dass Sie auf ein System setzen, was sich unkompliziert in Ihre vorhandene E-Mail-Struktur integriert. Das ist nicht immer so. Es gibt Lösungen, die voraussetzen, dass Sie sich mit einer festen IP-Adresse und einem sog. MX-Record ins Internet verbinden.
• Die E-Mails sollten auf jeden Fall bei Ihnen im Haus, und nicht auf den Servern eines externen Dienstleister archiviert werden.
• Setzen Sie auf eine Lösung mit offenen Standards. Bedenken Sie hierbei den langen Archivierungszeitraum von 10 Jahren! Sie dürfen beim Zugriff auf die archivierten E-Mails auf keinen Fall vom Hersteller des Systems abhängig sein. Oder kann der Ihnen garantieren, dass es ihn in 10 Jahren noch gibt?

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